CRM para PYMES y empresas con Oficina Virtual
Oficina Virtual y CRM para centralizar toda la gestión de tu empresa
Conecta clientes, ventas, propuestas, proyectos, tareas, contratos, facturación interna y servicio posventa desde una sola plataforma empresarial.
En Damos Soluciones implementamos una Oficina Virtual diseñada para empresas, organizaciones y equipos de cualquier tamaño que necesitan organizar su operación, reducir la dispersión de información y trabajar desde un entorno centralizado.
La plataforma reúne el ciclo completo de relación con tus clientes: desde la captación de un prospecto y el seguimiento comercial hasta la ejecución de proyectos, la gestión administrativa y la atención posterior a la venta.
Obtén una licencia de uso permanente mediante una inversión inicial de pago único, crea usuarios internos ilimitados y activa los módulos que realmente necesita tu organización, sin mensualidades ni cobros adicionales por cada integrante del equipo.
Una sola plataforma para conectar toda tu operación
Mantén relacionada la información comercial, operativa, administrativa y de servicio al cliente para que cada área trabaje con datos organizados y actualizados.
1
Captación de prospectos
Registra oportunidades comerciales, organiza su procedencia, asigna responsables y realiza seguimiento desde un embudo visual.
2
Conversión y gestión de clientes
Convierte prospectos en clientes y centraliza sus contactos, documentos, proyectos, actividades y comunicaciones.
3
Propuestas y cotizaciones
Prepara propuestas, controla su estado y conviértelas en cotizaciones o documentos administrativos cuando corresponda.
4
Ejecución de proyectos
Organiza proyectos, hitos, tareas, responsables, tiempos, archivos y fechas de entrega desde un mismo entorno.
5
Control administrativo
Relaciona cotizaciones, facturas, pagos, gastos y contratos con cada cliente, proyecto o servicio.
6
Soporte y servicio posventa
Recibe tickets, asigna responsables y conserva el historial de atención después de finalizar una venta o proyecto.
Ventas y relaciones comerciales
Organiza tus oportunidades y conserva el contexto de cada cliente
La Oficina Virtual funciona como un CRM para PYMES, empresas en crecimiento y organizaciones que necesitan centralizar su gestión comercial sin depender de hojas de cálculo o herramientas desconectadas.
- Embudo de prospectos: administra oportunidades mediante una vista Kanban y estados personalizados.
- Asignación comercial: vincula cada oportunidad con un responsable y conserva sus notas y actividades.
- Clientes y contactos: registra múltiples personas por empresa y configura permisos independientes.
- Propuestas comerciales: crea, envía y realiza seguimiento a las propuestas vinculadas con prospectos o clientes.
- Cotizaciones: organiza productos, servicios, valores, impuestos y condiciones comerciales.
- Recordatorios: programa seguimientos para evitar que una oportunidad o compromiso quede olvidado.
Ejecución y productividad
Convierte cada venta en un proyecto organizado
Coordina el trabajo del equipo, conserva los archivos relacionados y consulta el avance de cada proyecto sin depender de correos, documentos dispersos o aplicaciones separadas.
Proyectos por cliente
Vincula cada proyecto con su cliente, contactos, documentos y movimientos relacionados.
Tareas y responsables
Asigna actividades, prioridades, fechas y participantes para organizar el trabajo interno.
Hitos y entregables
Divide el proyecto en etapas y controla los compromisos y fechas principales.
Registro de tiempos
Documenta el tiempo invertido por el equipo en proyectos y tareas.
Archivos y conversaciones
Conserva documentos, comentarios e información relacionada con la ejecución.
Tareas recurrentes
Programa actividades que deben repetirse de acuerdo con la periodicidad definida.
Facturación y control financiero interno
Relaciona la información comercial y operativa con los documentos administrativos de cada cliente y proyecto.
Cotizaciones y facturas
Crea documentos administrativos vinculados con clientes, proyectos, productos o servicios.
Registro de pagos
Registra los pagos recibidos y consulta el estado de los documentos asociados con cada cliente.
Facturas recurrentes
Configura documentos que deben generarse periódicamente para servicios o compromisos recurrentes.
Gastos
Registra gastos internos y relaciónalos con clientes o proyectos cuando resulte necesario.
Indicadores financieros
Consulta informes internos sobre facturación, pagos, gastos y resultados registrados en la plataforma.
Facturación electrónica opcional
Ofrecemos integraciones opcionales con Siigo, Alegra y otras plataformas compatibles de facturación electrónica en Colombia.
Integraciones según el sistema financiero de tu empresa
La Oficina Virtual incluye herramientas para el control financiero interno. Las conexiones con plataformas de facturación electrónica o sistemas contables se evalúan e implementan de acuerdo con el alcance técnico, la disponibilidad de API y las necesidades de cada organización.
Contratos, documentos y acceso para clientes
Administra compromisos contractuales y habilita herramientas de consulta para clientes cuando formen parte de tu modelo de atención.
Contratos y firma electrónica
Crea y envía contratos desde la plataforma, relaciónalos con cada cliente y conserva su información dentro del mismo historial empresarial.
- Fechas de inicio y vencimiento.
- Recordatorios relacionados con el contrato.
- Aceptación y firma electrónica por parte del cliente.
- Seguimiento de contratos activos y finalizados.
Zona segura para clientes
Cuando tu empresa lo necesite, puedes habilitar accesos para que los contactos autorizados consulten información desde un entorno independiente.
- Permisos independientes para cada contacto.
- Consulta de propuestas, cotizaciones y contratos.
- Acceso a proyectos, facturas y tickets autorizados.
- Posibilidad de mantener esta zona desactivada cuando no forme parte del proceso de atención.
Información para tomar decisiones
Consulta indicadores comerciales, operativos y administrativos
Centralizar la información permite analizar el desempeño de diferentes áreas sin consolidar manualmente datos provenientes de múltiples aplicaciones.
Prospectos y ventas
Analiza oportunidades, estados comerciales y fuentes de captación.
Proyectos y tareas
Consulta avances, actividades, responsables y tiempos registrados.
Facturación y gastos
Revisa los movimientos administrativos registrados en la plataforma.
Productividad del equipo
Consulta tareas, tiempos y actividades vinculadas con los usuarios internos.
Todos los módulos forman parte del ecosistema
La Oficina Virtual no se vende por módulos independientes. Durante la implementación activamos y configuramos los componentes que necesita tu empresa, mientras los demás pueden permanecer ocultos para simplificar la experiencia de los usuarios.
Activar o desactivar un módulo no genera cobros adicionales ni modifica el valor de la licencia contratada.
Prospectos
Embudo comercial, estados, fuentes y seguimiento de oportunidades.
Clientes y contactos
Directorio centralizado con múltiples contactos y permisos independientes.
Propuestas
Creación, envío y seguimiento de propuestas comerciales.
Cotizaciones
Productos, servicios, impuestos y condiciones comerciales.
Proyectos
Gestión de etapas, responsables, archivos, hitos y fechas.
Tareas y tiempos
Actividades, prioridades, participantes y registro de horas.
Contratos
Creación, seguimiento, aceptación y firma electrónica.
Facturas y gastos
Control administrativo relacionado con clientes y proyectos.
Tickets de soporte
Solicitudes, departamentos, prioridades, responsables y respuestas.
Base de conocimiento
Artículos y respuestas frecuentes para apoyar a usuarios y clientes.
Informes
Indicadores comerciales, operativos, financieros y de soporte.
Configuración multidioma
Disponible en español, inglés y otros idiomas según el proyecto.
Expande las posibilidades de la plataforma
Módulo opcional de integraciones mediante API, webhooks y MCP
Amplía tu Oficina Virtual para intercambiar información con aplicaciones externas, ejecutar automatizaciones y conectar agentes de inteligencia artificial compatibles con Model Context Protocol.
- API: consulta, crea o actualiza información desde software y desarrollos externos.
- Webhooks: envía información hacia otras aplicaciones cuando ocurre un evento dentro de la plataforma.
- MCP: conecta agentes de inteligencia artificial compatibles y controla las operaciones disponibles mediante permisos.
- Automatización: desarrolla conexiones con herramientas como n8n, Make, Zapier y otras soluciones compatibles.
- Software de terceros: integra sistemas administrativos, contables, comerciales o aplicaciones desarrolladas a la medida.
Integraciones diseñadas según cada proceso
El módulo habilita la infraestructura de conexión. Cada integración, automatización o agente requiere análisis técnico, configuración, pruebas y una cotización independiente.
Servicio posventa
Sistema de tickets incluido en tu Oficina Virtual
Recibe, asigna y responde solicitudes de soporte desde la misma plataforma. Organiza los casos por departamentos, servicios, prioridades y responsables, conserva los archivos relacionados y mantiene el historial de cada conversación.
Este módulo resulta adecuado para gestionar solicitudes de soporte y atención posventa dentro de la operación integral de la empresa.
¿Necesitas una plataforma especializada en PQRS?
Para organizaciones que necesitan una solución dedicada exclusivamente a peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, ofrecemos una implementación especializada con políticas de ANS, alertas preventivas y escalaciones.
Conocer el Sistema PQRSUna inversión inicial para construir tu propio entorno de gestión
Implementamos una plataforma configurada para los procesos, usuarios, módulos e identidad de tu organización.
Pago único
Realiza una inversión inicial por la implementación, sin mensualidades por cada usuario o módulo.
Licencia de uso permanente
Conserva el derecho de uso de la instalación contratada después de finalizar el periodo inicial de acompañamiento.
Usuarios ilimitados
Crea y administra todos los usuarios, perfiles, roles y permisos que necesite tu empresa, sin costos adicionales.
Hosting administrado
La plataforma se aloja en infraestructura administrada por Damos. El primer año de hosting está incluido.
Soporte y acompañamiento
El primer año incluye atención de incidencias, orientación funcional, ajustes menores y acompañamiento para facilitar la adopción.
Capacitación incluida
Capacitamos a los administradores y usuarios clave para que conozcan y utilicen correctamente las funciones habilitadas.
Personalización incluida
Adaptamos logotipo, colores, usuarios, perfiles, permisos, campos personalizados, plantillas y configuración de los módulos requeridos por la empresa.
Servicios opcionales
Los desarrollos a la medida, nuevos módulos, migraciones complejas, automatizaciones especiales e integraciones se evalúan y cotizan de acuerdo con cada proyecto.
¿Qué sucede después del primer año?
El cliente debe renovar anualmente el servicio de hosting para mantener la plataforma disponible. La continuidad del soporte y acompañamiento es opcional y puede contratarse por separado.
Preguntas Frecuentes sobre la Oficina Virtual y CRM
¿Qué significa que la Oficina Virtual tenga un pago único?
Significa que realizas una inversión inicial por la implementación y obtienes una licencia de uso permanente para la instalación contratada. No debes pagar mensualidades por cada usuario ni por cada módulo activado.
¿Cuántos usuarios puedo crear?
Puedes crear y administrar todos los usuarios internos que necesite tu empresa, sin límites ni costos adicionales. También puedes configurar perfiles, roles y permisos para controlar los módulos y la información disponible para cada persona.
¿Todos los módulos están incluidos?
Sí. Los módulos forman parte del ecosistema completo de la Oficina Virtual. Durante la implementación activamos y configuramos los que necesita tu empresa, mientras los demás pueden permanecer ocultos para simplificar la experiencia de los usuarios.
¿El valor cambia si activo o desactivo algún módulo?
No. El valor de la implementación no se calcula por cada módulo activado o desactivado. La configuración se define según los procesos y necesidades de la organización.
¿La plataforma puede instalarse en un servidor diferente?
No. La Oficina Virtual se implementa en infraestructura administrada por Damos. Esto permite mantener un entorno técnico controlado para su funcionamiento, soporte y continuidad operativa.
¿Qué incluye el primer año?
El primer año incluye hosting, soporte, acompañamiento y capacitación para administradores y usuarios clave. El soporte contempla atención de incidencias, orientación funcional y ajustes menores.
¿Qué debo renovar después del primer año?
Debes renovar anualmente el servicio de hosting para mantener la plataforma disponible. La renovación del soporte y acompañamiento es opcional y puede contratarse por separado.
¿La Oficina Virtual genera facturación electrónica en Colombia?
La plataforma incluye herramientas para el control interno de cotizaciones, facturas, pagos y gastos. Las integraciones con Siigo, Alegra y otras plataformas compatibles de facturación electrónica se ofrecen como servicios opcionales, sujetos a evaluación técnica y cotización.
¿Puedo conectar la Oficina Virtual con otros sistemas?
Sí. Mediante un módulo opcional de API, webhooks y MCP podemos desarrollar conexiones con software de terceros, herramientas de automatización, aplicaciones propias y agentes de inteligencia artificial compatibles. Cada integración requiere análisis, configuración y pruebas.
¿La plataforma puede configurarse en otros idiomas?
Sí. La Oficina Virtual puede configurarse en español, inglés y otros idiomas de acuerdo con el alcance del proyecto y las necesidades de la organización.
¿La Oficina Virtual incluye un sistema de tickets?
Sí. La plataforma incluye un módulo para recibir, asignar y responder solicitudes de soporte. Las empresas que necesitan una solución dedicada exclusivamente a PQRS, políticas de ANS, alertas y escalaciones pueden implementar nuestro Sistema de Servicio al Cliente y PQRS.
Centraliza tu operación y conecta todas las áreas de tu empresa
Implementa una Oficina Virtual configurada para tus procesos, con usuarios ilimitados, licencia de uso permanente y acompañamiento durante el primer año.
Sin costo ni compromiso alguno.
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