Policy on the Treatment and Protection of Personal Data

1. Presentación

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) da cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, al Decreto 1377 de 2013, al Decreto 1074 de 2015 y a las guías emitidas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su propósito es comunicar los lineamientos bajo los cuales Damos Soluciones S.A.S. (en adelante, “Damos Soluciones” o la “Compañía”) trata y protege la información personal de las personas naturales (“Titulares”) que interactúan con nosotros.

2. Responsable del Tratamiento

Nombre o razón social: Damos Soluciones S.A.S.
NIT: 900 262 711‑7
Domicilio: Calle 58 No. 32‑75, Bucaramanga (Santander), Colombia
Teléfonos: +57  607 6835971  +57 316 2393062
Sitio web: www.damos.co

2.1. Oficial de Protección de Datos (DPO)

Nombre: Nidya Duarte
Cargo: Responsable de Protección de Datos Personales
Correo electrónico: protecciondedatos@damos.co
Teléfono directo: +57  607 6835971

3. Marco normativo

• Ley 1581 de 2012 – Protección de datos personales.
• Ley 1266 de 2008 – Habeas data financiero.
• Ley 2300 de 2023 – Regulación de comunicaciones comerciales (“No molestar”).
• Decreto 1377 de 2013 y Decreto 1074 de 2015 (Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulo 25).
• Circular Externa 002 de 2015 y guías de la SIC.

4. Definiciones

Para la correcta interpretación de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable informando la existencia de esta Política, su acceso y finalidades.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej. salud, biometría).
• Dato público: Información no sujeta a reserva, como el estado civil o la calidad de comerciante.
• Dato privado: Información personal relacionada con el ámbito íntimo del Titular.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Responsable del tratamiento: Persona que decide sobre las bases de datos y el tratamiento.
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Transmisión: Comunicación interna o externa de datos a un Encargado para su tratamiento por cuenta del Responsable.
• Transferencia: Envío de datos a otro Responsable, dentro o fuera de Colombia.

5. Principios aplicables al tratamiento

1. Legalidad: El tratamiento se sujetará a la normatividad vigente.
2. Finalidad: Los datos se tratarán para fines determinados, explícitos y legítimos, informados al Titular.
3. Libertad: El tratamiento requiere autorización previa y expresa, salvo mandato legal o judicial.
4. Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos, actualizados y comprobables.
5. Transparencia: El Titular puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
6. Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas podrán tratar los datos; se restringe la difusión en medios masivos.
7. Seguridad: Se adoptarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
8. Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento guardará reserva permanente.
9. Responsabilidad demostrada: Damos Soluciones podrá acreditar en todo momento el cumplimiento de esta Política.

6. Deberes del Responsable

Damos Soluciones asume los deberes del artículo 17 de la Ley 1581, entre ellos:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.
• Solicitar y conservar copia de las autorizaciones.
• Informar la finalidad del tratamiento.
• Actualizar los datos e inscribir las bases en el RNBD.
• Tramitar consultas y reclamos.
• Adoptar un Programa Integral de Gestión de Datos Personales.

7. Programa Integral de Gestión de Datos Personales

La Compañía implementará un programa que incluya: inventario de bases, clasificación y gestión de riesgos, auditorías periódicas y capacitación anual al personal.

8. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)

Todas las bases de datos administradas por Damos Soluciones están inscritas y se actualizarán oportunamente en el RNBD de la SIC.

9. Finalidades del tratamiento

9.1. Clientes y prospectos

• Gestionar cotizaciones, contratos, facturación y pagos.
• Prestar servicios de soporte y acompañamiento.
• Realizar encuestas de satisfacción y estudios de mercado.
• Enviar comunicaciones comerciales propias o de aliados, salvo revocatoria.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y regulatorias.
• Conservar los datos por la vigencia contractual y diez (10) años adicionales o el tiempo necesario para atender responsabilidades legales.

9.2. Proveedores y contratistas

• Evaluar, seleccionar y gestionar el desempeño contractual.
• Realizar pagos y trámites fiscales.
• Verificar antecedentes en listas restrictivas.

9.3. Empleados, candidatos y exempleados

• Gestionar procesos de selección, contratación, nómina y bienestar.
• Cumplir obligaciones laborales y de seguridad social.
• Conservar la información por el término previsto en la legislación laboral (20 años).

9.4. Visitantes y videovigilancia

• Garantizar la seguridad de las personas, instalaciones y bienes.
• Las imágenes se almacenan por un máximo de 30 días, salvo investigaciones.

9.5. Cookies y navegación en el sitio web

• Mejorar la experiencia de usuario y analizar métricas de rendimiento.
• El Titular puede configurar o rechazar las cookies no esenciales desde el Aviso de Cookies.

10. Derechos de los Titulares

Los Titulares podrán ejercer de forma gratuita, entre otros, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar consultas y reclamos.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando la SIC o una autoridad determine que se vulneraron las normas.
6. Acceder de manera gratuita a los datos una vez al mes o cuando existan cambios sustanciales en esta Política.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles; los reclamos, en quince (15) días hábiles, contados desde el día siguiente a la recepción. En caso de requerir información adicional, se suspenderán los términos hasta que el Titular la suministre. El Titular debe agotar este trámite antes de acudir a la SIC.

11.1. Contenido mínimo de la solicitud

• Nombre y documento de identificación del Titular.
• Descripción clara de los hechos objeto de consulta o reclamo.
• Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
• Documentos soporte, si aplica.

12. Seguridad de la información

• Controles perimetrales (firewall, IDS/IPS) y antivirus corporativo.
• Encriptación de la información en tránsito y reposo.
• Niveles de acceso basados en perfiles y autenticación robusta.
• Acuerdos de confidencialidad con empleados, proveedores y terceros.
• Plan de respuesta a incidentes y notificación a la SIC dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la detección de un incidente que comprometa datos personales.

13. Transferencias y transmisiones internacionales

Cualquier transferencia internacional solo se realizará a países con niveles adecuados de protección reconocidos por la SIC o mediante cláusulas contractuales que aseguren estándares equivalentes. Las transmisiones internacionales se regirán por contratos de encargo que cumplan el artículo 2 del Decreto 1377 de 2013.

14. Comunicaciones comerciales y lista «No molestar»

El Titular podrá en cualquier momento solicitar la exclusión de envíos comerciales a través de nuestros canales, o inscribirse en la Lista «No molestar» administrada por la SIC, sin costo alguno.

15. Flujo descendente y terceros

Damos Soluciones exigirá contractualmente a aliados y proveedores el cumplimiento de medidas de protección de datos iguales o superiores a las establecidas en esta Política.

16. Legitimación para ejercer los derechos

Podrán solicitar información:

• El Titular, sus causahabientes o representantes.
• Personas autorizadas por el Titular.
• Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones, con justificación legal.

17. Canales de atención

• Dirección física: Calle 36 # 27 71 oficina 804, Bucaramanga - Colombia.
• Correo electrónico: info@damos.co (asunto: «Protección de datos personales»).
• Formulario web: Disponible en www.damos.co/contacto.

18. Cambios en la Política

Las modificaciones sustanciales se comunicarán a los Titulares mediante el correo electrónico registrado, la página web y/o avisos físicos en la sede, con al menos diez (10) días de antelación a su entrada en vigencia.

19. Vigencia

Esta Política rige a partir del 1 de septiembre de 2025 y estará vigente hasta que sea sustituida por una nueva versión.

Última actualización: 17 de julio de 2025.

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